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Loisirs

Engagements et confirmation de candidature - Marché de Noël 2025

La présente entente consiste à confirmer votre participation à titre D’EXPOSANT lors de la deuxième (3e) édition du Marché de Noël de Prévost.

Détails de l’événement : Samedi 15 et Dimanche 16 novembre de 9 h 30 à 16 h

Prix d’entrée : Gratuit

Lieu : École Val-des-Monts, 872 rue de l’École, Prévost (Québec) J0R 1T0

L’événement se déroulera en partie dans le gymnase et en partie à l’extérieur sous chapiteaux.

Heure d’arrivée : Installation du matériel possible le vendredi de 18 h à 21 h pour les exposants intérieurs.
Samedi 15 novembre, à partir 7 h 30
Dimanche 16 novembre, à partir de 8 h 30

Tous devront être prêts à débuter 15 minutes avant l’ouverture.

Modalités de l’engagement : Présence à votre kiosque durant les heures mentionnées plus haut

IDENTIFICATION

Prénom•

Nom•

Nom d'entreprise•

Il s’agit du nom de votre kiosque qui sera utilisé dans nos outils de promotion.

Adresse complète•

Adresse complète : Numéro civique, rue, ville

Numéro de téléphone•

Adresse courriel•

ENGAGEMENT DE L'EXPOSANT

Engagement exposant

Par la présente, l’EXPOSANT :

S’engage à être présent aux dates et heures prévues. En cas d’absence, il devra aviser la Technicienne en loisirs, mandat culturel au minimum 24 heures avant l’événement.
Comprend que s'il annule sa participation après le paiement et avant le 1er septembre, des frais administratifs de 25$ seront retenus. Passé cette date, aucun remboursement ne sera accordé.
Comprend qu'en cas d’annulation après le paiement et avant le 1er septembre, des frais administratifs de 25 $ s’appliqueront. Aucun remboursement ne sera possible après cette date.
S'engage à maintenir son kiosque approvisionné jusqu'à la fin du Marché et à ne pas démonter son matériel avant 16 h le dimanche.
1. Comprend qu’en cas de non-respect, il ne sera pas réinvité lors des éditions subséquentes.
S’engage à s’occuper lui-même de la sélection de sa section sur le site de la Ville de Prévost et de procéder au paiement afin de confirmer son attribution. La VILLE se réserve le droit de modifier le plan en attribuant un espace équivalant à la sélection de L’EXPOSANT si elle le juge nécessaire pour assurer le bon déroulement de l'événement.
S'engage à respecter l'espace assigné, selon son choix de kiosque, et comprend qu'il ne peut en dépasser les limites identifiées pour des raisons de sécurité. L'exposant peut apporter le matériel de son choix, à condition que celui-ci tienne dans l'espace alloué.
S’engage à décorer son kiosque de manière à ce que ce dernier soit attrayant pour les visiteurs.
S’engage à apporter ses produits et son matériel en quantité suffisante pour tout l’événement.
S'engage à ne vendre que les produits indiqués dans son formulaire. La VILLE se réserve le droit de demander le retrait de tous produits non déclarés afin d'éviter les doublons entre les kiosques.
S’engage à avoir l’entière responsabilité du montage et du démontage du matériel, du décor ou autres accessoires nécessaires à son kiosque et non fournis par la VILLE.
S’engage à s’adresser aux participants en français.
S’engage à avoir l’entière responsabilité de son matériel. La VILLE se dégage de toute responsabilité en cas de vol, de bris ou autre incident.
S’engage à avoir en sa possession une police d’assurance responsabilité civile de deux millions de dollars (2 000 000 $) pour la durée de l’événement.
Autorise la VILLE à capter (audio, photos et vidéo) différents moments lors du montage, de l’événement ou encore du démontage. Ces captations pourront être utilisées à des fins de promotion de l’événement et ce, dans les différents médias de la VILLE.

J’ai pris connaissance des engagements des exposants et je m’engage à les respecter.

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ENGAGEMENT DE LA VILLE

Engagement de la Ville

Par la présente, la VILLE :

S’engage à fournir à l’EXPOSANT un espace conforme aux choix indiqués dans le précédent formulaire. Chaque emplacement intérieur mesure 8' x 6' et inclut une table avec nappe ainsi que deux chaises, tandis qu’un emplacement extérieur mesure 10' x 10' et inclut deux tables avec nappes et deux chaises et est sous un chapiteau de 20' x 60'.
S’engage à rendre l’accès des participants gratuit.
S’engage à organiser des tirages tout au long de l’événement parmi les visiteurs avec les produits offerts par les exposants désirant contribuer.
S’engage à installer des barres multiprises pour les exposants qui ont besoin d’électricité.
S’engage à élaborer une programmation d’activités durant l’événement. Celle-ci sera transmise à l’EXPOSANT avec la dernière version du plan.
S’engage à promouvoir l’événement par les moyens dont elle dispose, dont, entre autres, le cahier Vivez Prévost, le site Internet, la page Facebook, les affiches et dépliants, l’envoi de communiqués de presse dans les journaux sélectionnés et la pose de panneaux 4’ X 8’.
S’engage à fournir à l’EXPOSANT du café tout au long de l'événement. L'eau sera disponible via les abreuvoirs de l'école.
S’engage à fournir les repas aux exposants qui en ont fait la demande lors de la sélection de leur table et du paiement.

CONDITIONS SPÉCIALES

FORCE MAJEURE :

S’il n’est plus permis ou s’il devient impossible de réaliser l’événement par suite de force majeure, il est convenu que ni l’une ni l’autre des parties ne réclamera de dommages-intérêts et que les parties seront mutuellement relevées des obligations contractées au présent contrat. Chaque partie assumera alors ses frais.
On entend par force majeure un événement fortuit auquel il est impossible de se soustraire ou de pallier et qui a pour effet de rendre l’une des parties incapables de remplir de façon partielle ou totale les obligations qui lui incombent, en vertu des présentes.

SÉCURITÉ

La VILLE se dégage de toute responsabilité quant aux faits et gestes de l’EXPOSANT et celui-ci tiendra la VILLE indemne de toutes poursuites judiciaires ou autres qui pourraient survenir dues à ses faits et gestes.
La VILLE se réserve le droit de mettre fin à la participation d’un exposant, et ce sans compensation ni préavis, si celui-ci venait à l’encontre des règles de fonctionnement de l’événement (voir le guide du participant), s’il nuit à l’image de la VILLE ou s’il adopte des comportements déplacés ou un langage vulgaire.
Il est de la responsabilité de l’EXPOSANT de signaler toute irrégularité susceptible de mettre en péril la sécurité de ses mandataires ou autre lors de la tenue de l’événement.
La VILLE prévoit recourir aux services d’une agence de sécurité pour assurer la sécurité sur le site les nuits du vendredi et du samedi.
Nonobstant ce qui précède, la VILLE possède une assurance couvrant la tenue de l’événement et du programme.

AUTRES CONDITIONS

La VILLE se réserve le droit de prendre des photos durant l’événement afin de les utiliser à des fins promotionnelles. Ces photos demeurent la propriété de la VILLE.
La VILLE se réserve le droit de filmer durant l’événement afin d’utiliser ces captations à des fins promotionnelles. Ces vidéos demeurent la propriété de la VILLE.

J’ai pris connaissance des autres conditions et je m’engage à les respecter.

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Présence

Je m'engage à être présent les 15 et 16 novembre prochain au Marché de Noël de Prévost

Signature •

Date

En soumettant ce formulaire, je consens à ce que les renseignements fournis soient recueillis, utilisés et conservés exclusivement par les employés de la Ville de Prévost responsables de l'organisation du Marché de Noël, afin d’évaluer ma candidature.

•

Ces informations seront conservées pour la durée du processus de sélection et seront détruites au plus tard 6 mois après. Vous pouvez retirer votre consentement ou demander une modification de vos informations en tout temps en nous contactant par courriel. Cependant, le retrait de votre consentement entraînera automatiquement le rejet de votre candidature.

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